（規(guī)章制度）滕州市第三中學(xué)檔案管理制度
滕州三中檔案管理制度
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為規(guī)范學(xué)校檔案管理工作，保障學(xué)校檔案的安全、完整和可靠性，提高檔案利用效益，特制定本管理制度。本管理制度適用于學(xué)校內(nèi)所有涉及檔案管理工作的相關(guān)部門、人員。學(xué)校檔案工作的目標(biāo)是建立和維護(hù)一套能夠記錄學(xué)校發(fā)展歷程和教育教學(xué)成果的檔案系統(tǒng)，以提供學(xué)校管理決策、教育教學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)等方面的支持。
一、學(xué)校檔案室的基本任務(wù)
1、結(jié)合學(xué)校實(shí)際，建立健全學(xué)校檔案管理制度和各類材料及時(shí)歸檔制度。
2、及時(shí)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)學(xué)校的全部檔案，編制檢索工具，提供校內(nèi)網(wǎng)上查尋，并積極提供檔案利用，為學(xué)校管理和教育教學(xué)等各項(xiàng)工作服務(wù)。
3、負(fù)責(zé)對全校各處室的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，并納入學(xué)校對各處室考核檢查的內(nèi)容。
4、維護(hù)檔案的完整與安全。
二、檔案室立卷歸檔范圍、原則和注意事項(xiàng)
1.所有學(xué)校檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。學(xué)校各處室要積極負(fù)責(zé)本處室檔案資料的收集、積累、歸類、整理、上交工作，保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時(shí)移交到學(xué)校檔案室。任何單位和個(gè)人不得把檔案材料據(jù)為己有。如一項(xiàng)工作、一次活動(dòng)由幾個(gè)處室聯(lián)合組織的，涉及多個(gè)部門的，文件材料由牽頭主辦的處室負(fù)責(zé)歸檔，其他處室協(xié)助提供相關(guān)材料。
2.嚴(yán)格執(zhí)行文件、材料的形成單位及教科研課題組立卷歸檔制度，堅(jiān)持做到“三納入”、“四同步”:即將立卷歸檔工作納入學(xué)校及各處室、各部門、課題組立卷歸檔制度，堅(jiān)持做到“三納入”、“四同步”:即將立卷歸檔工作納入學(xué)校及各處室、各部門、課題組的工作計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的工作職責(zé)范圍;在布置、檢查、總結(jié)、考核各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核檔案工作。
3.任何單位和個(gè)人不得保存已辦理完畢的文件、材料，不得擅自銷毀文件、材料。如確需要銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊，經(jīng)校長批準(zhǔn)后專人監(jiān)銷。干部、職工在調(diào)動(dòng)離開原工作崗位時(shí)，要徹底清理文件、材料，及時(shí)辦理文檔材料的交接手續(xù)。
4、凡是反映本校重大工作與活動(dòng)，具有考查利用價(jià)值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須要求字跡、圖象清晰、書寫工整，所有會(huì)議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水書寫。立卷單位應(yīng)負(fù)責(zé)將材料收集齊全，核對準(zhǔn)確，按文件的自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內(nèi)目錄。根據(jù)檔案的保存價(jià)值和檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分保存期限。凡反映學(xué)校重大活動(dòng)和基本歷史面貌，有長期利用價(jià)值的檔案，列為永久保管;凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)有參考利用價(jià)值的文件，列為長期保管;凡是在短時(shí)間內(nèi)對本校有參考利用價(jià)值的，列為短期保存。
5、文件類的歸檔材料實(shí)行以件為單位歸檔。校內(nèi)發(fā)文要附文件正本、底稿、發(fā)文單、附件等。底稿及發(fā)文單均不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水，發(fā)文單上必須在簽發(fā)欄內(nèi)由領(lǐng)導(dǎo)簽字，正文上的公章應(yīng)蓋在發(fā)文單位和日期處。
6、請示類文件要附相關(guān)批復(fù)材料。上級來文需要辦理并上報(bào)相關(guān)材料的，要求將上報(bào)的相關(guān)材料附上。各處室如報(bào)表、名冊、學(xué)生素質(zhì)報(bào)告存根、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的材料，以冊(本)為單位移交檔案室。
7、德育、師德教育活動(dòng)、教學(xué)、科研、基建、校內(nèi)小報(bào)、設(shè)備、學(xué)校撤并校舍置換、教育現(xiàn)代化驗(yàn)收資料等專題性的歸檔材料,仍以卷為單位進(jìn)行整理、立卷，需裝訂的案卷材料歸檔部門要裝訂后方可移交。
8、立卷歸檔的材料必須是原件，復(fù)印件不得歸檔。凡不符合檔案歸檔要求的文件材料,必須按要求進(jìn)行整理后方可移交。移交的文件材料要求字跡清楚、用紙規(guī)范(A4紙)。
9、歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過程中要逐卷(件)檢查，不要缺項(xiàng)、漏項(xiàng),不要把屬于一個(gè)內(nèi)容的檔案材料人為地分割開或遺漏。
10、移交的歸檔材料左邊裝訂處要預(yù)留25mm左右的裝訂線。
11、移交檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)面檢查，按立卷歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。移交檔案材料時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式二份,經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。
12、檔案室應(yīng)堅(jiān)固安全，安裝防盜門窗、窗簾，有條件可配備空調(diào)、電腦。
13、應(yīng)繪制檔案柜案卷存放示意圖。
14、借閱檔案，必須填寫“借閱檔案審批表”，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后，方可借閱，借閱人不得擅自拆卷抽取、拍照、復(fù)制卷內(nèi)文字材料，借閱人不得泄密、遺失、涂改、污損，更不得私自轉(zhuǎn)借給他人，違反規(guī)定者，按有關(guān)規(guī)定予以嚴(yán)肅處理。
15、定期組織人員對檔案保管情況進(jìn)行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
三、規(guī)范分類，及時(shí)整理歸檔建檔
所有檔案要及時(shí)整理，規(guī)范分類，登記歸檔。檔案類目和基本范圍:
(一)黨群類
1、學(xué)校黨組織的計(jì)劃、總結(jié)、文件、批復(fù)等材料;
2、黨員大會(huì)、支委會(huì)、民主生活會(huì)會(huì)議記錄;改選、增補(bǔ)委員報(bào)告、批復(fù);
3、黨員名冊、年報(bào)表、發(fā)展黨員和轉(zhuǎn)正材料:組織建設(shè)、黨員教育、宣傳、主題活動(dòng)、紀(jì)檢等方面的材料;
4、工會(huì)、共青團(tuán)、少先隊(duì)、學(xué)生會(huì)召開代表大會(huì)、工作會(huì)議、組織活動(dòng)的全套文件和材料;各群團(tuán)組織的計(jì)劃、總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流材料、會(huì)議記錄;換屆大會(huì)材料;改選報(bào)告和批復(fù);
5、政治思想教育、精神文明建設(shè)材料;
6、開展各項(xiàng)專題活動(dòng)的材料:
7、出席黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)的名單;
8、表彰、處分材料;
9、綜合治理、平安建設(shè)文件、材料。(二)行政類
1、學(xué)校年度、學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表;
2、行政會(huì)議記錄、教師會(huì)記錄、政治學(xué)習(xí)記錄、學(xué)校召開的各種工作會(huì)議，專業(yè)會(huì)議材料;
3、學(xué)校規(guī)章制度、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲辦法、考核檢查資料;
4、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件，上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要會(huì)議材料;
5、學(xué)校文件、會(huì)議資料;教代會(huì)資料;
6、專題報(bào)告;學(xué)校重大事項(xiàng)的調(diào)查、匯報(bào)和處理情況的報(bào)告;
7、人民代表、政協(xié)委員、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本校工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的聲像材料;
8、學(xué)校的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件;各處室的請示與學(xué)校的批復(fù)文件;
9、學(xué)校及其各處室在各項(xiàng)工作、活動(dòng)中形成的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告和活動(dòng)過程的資料;
10、學(xué)校檢查各處室工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料;
11、學(xué)校的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤片等):
12、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄，從外機(jī)關(guān)帶回的與本校有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;
13、本校的歷史沿革、大事記、年鑒、反映本校重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物以及展覽照片等材料;
14、干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、教職工花名冊、報(bào)表、各類領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單以及職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、工資年報(bào)、退職、復(fù)職、退休、評殘、撫恤、死亡及獎(jiǎng)懲等文件材料;
15、本校財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清單;
16、本校編印的情況反映、簡報(bào)、校報(bào)及有關(guān)刊物的定稿和印本;編輯出版物的定稿、樣本:
17、學(xué)校與有關(guān)單位及個(gè)人簽訂的各種合同，協(xié)議書等文件材料:
18、各種普查工作中形成的文字材料;
19、教師、職工、職員、退休人員名冊、勞模、優(yōu)秀教師、先進(jìn)班主任、特級教師、學(xué)科帶頭人、骨干教師名冊和檔案;教職工受表彰登記表;受處分人員的檢查、情況調(diào)查、處分決定或文件;
20、死亡人員名冊和檔案;
21、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料(具體內(nèi)容按會(huì)計(jì)檔案規(guī)定):
22、特困學(xué)生“兩免一補(bǔ)”登記表、“助學(xué)育苗”工程登記表、學(xué)生助學(xué)金發(fā)放登記表;
23、對行政經(jīng)費(fèi)民主審查的記錄材料:
24、學(xué)校綠化、食堂管理、校產(chǎn)管理的有關(guān)材料;
25、校辦廠資料。
(三)教育教學(xué)類
1、學(xué)校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)章、條例;有關(guān)教學(xué)工作的各類會(huì)議文件、紀(jì)要、安排、總結(jié);
2、學(xué)籍管理材料(學(xué)籍卡、新生登記表、成績冊);學(xué)籍變更材料(升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)和退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)材料);學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、招生、分配工作材料(招生計(jì)劃、招生工作總結(jié)、新生名冊、畢業(yè)生鑒定、登記表、畢業(yè)生總結(jié)材料、畢業(yè)班合影照、畢業(yè)證書存根):學(xué)生素質(zhì)報(bào)告單存根;
3、總課程表和學(xué)校教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié);
4、各教研組計(jì)劃、總結(jié);教科研計(jì)劃、總結(jié)、活動(dòng)記錄;個(gè)人教學(xué)計(jì)劃、備課、聽課、政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)筆記、校本培訓(xùn)記錄，教學(xué)大綱、各課程學(xué)期授課計(jì)劃，教師任課、任職安排;各課程考試題、成績單，成績統(tǒng)計(jì)表及試卷分析，教學(xué)質(zhì)量調(diào)查材料:教學(xué)實(shí)習(xí)計(jì)劃、總結(jié):班主任名單:各類競賽成績和名次:
5、本校編制的電化教學(xué)錄音、錄像帶等:
6、有關(guān)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的’總結(jié)，教學(xué)方法的研究，教學(xué)手段的改進(jìn)，教學(xué)效果的反饋，教學(xué)改革，課題研究，學(xué)術(shù)論文，專題發(fā)言等原始資料;公開課教案、評課材料、教學(xué)基本功競賽材料、名次;有價(jià)值的課程建設(shè)的全套材料(教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、題庫、試卷、習(xí)題集、自編講義、主編、參編、主審、參審教材、實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)講義、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、教學(xué)總結(jié));
7、教職工在各種報(bào)刊雜志上發(fā)表的文章、在各種學(xué)術(shù)會(huì)議上交流的文章以及各種研究成果的獎(jiǎng)勵(lì)文件;各級教育科研課題的成果、結(jié)題報(bào)告及其審查鑒定文件:教職工編譯正式出版的各種學(xué)校專著、教材、教學(xué)參考資料等:兄弟學(xué)校有參考價(jià)值的教學(xué)資料:教師發(fā)表、獲獎(jiǎng)的論文和證書;
8、師資培訓(xùn)計(jì)劃、考核、總結(jié)、教師業(yè)務(wù)檔案等有關(guān)材料;
9、教師學(xué)歷進(jìn)修、普通話、現(xiàn)代技術(shù)、考核材料;學(xué)科帶頭人、教學(xué)能手、骨干教師、青名師工程培訓(xùn)的材料:
10、德育工作計(jì)劃、總結(jié);各種活動(dòng)的材料、檢查評比的材料、先進(jìn)班級、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、學(xué)生獎(jiǎng)懲的材料;
11、本校學(xué)生軍訓(xùn)、入學(xué)教育、國旗下講話、開學(xué)典禮、學(xué)期結(jié)束會(huì)、校會(huì)、重要等重要材料;
12、師生參加本校體育、文藝活動(dòng)和比賽的材料;
13、本校組隊(duì)參加各類比賽的運(yùn)動(dòng)員名單、成績:本校最高記錄:
14、體育鍛煉標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)成績統(tǒng)計(jì)表:學(xué)生體質(zhì)、保健、近視統(tǒng)計(jì)表。
(四)基本建設(shè)類
1、有關(guān)本校區(qū)域變化、布局調(diào)整、解決地界、征用土地等文件材料或會(huì)議紀(jì)要、各種文件和證書、圖紙(含平面圖、紅線圖、批準(zhǔn)書、契約、合同、房產(chǎn)證、土地證、事業(yè)單位代碼證等);
2、本校的土木建筑(含教學(xué)用房、生活用房、庫房等)及抗震加固工程形成的技術(shù)文件材料;
3、校舍平面圖和有關(guān)文件;
4、基建項(xiàng)目報(bào)批材料、審批文件、施工圖紙、工程預(yù)算、決算、審計(jì)、竣工驗(yàn)收資料:
5、消防、衛(wèi)生、水電設(shè)施的圖紙、鑒定、檢查的資料。
(五)聲象類
錄音帶、錄象帶、照片、計(jì)算機(jī)磁盤等。
(六)設(shè)備類
1、各種大、中型物品、器具、設(shè)備、動(dòng)力機(jī)械、電子儀表、儀器、微機(jī)、語音設(shè)備、各種車輛、文印設(shè)備等:各類圖紙、照片、計(jì)算書、說明書、合格證、代碼證、驗(yàn)收記錄、測定數(shù)據(jù)，性能鑒定材料、運(yùn)行記錄、技術(shù)操作規(guī)程、檢修記錄、重大事故的調(diào)查分析及處理報(bào)告、事故記錄、審計(jì)報(bào)告、校舍設(shè)計(jì)圖紙、工程交付驗(yàn)收結(jié)論、校舍危房鑒定報(bào)告、危房維修工程結(jié)算報(bào)告、設(shè)備養(yǎng)護(hù)維修和大修過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件材料等;
2、設(shè)備申購報(bào)告和批復(fù);合同、說明書;設(shè)備安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、維護(hù)協(xié)議;使用、故障和維修記錄;
3、本校自制或改造更新的各種設(shè)備的全套設(shè)計(jì)文件和圖紙。
(七)榮譽(yù)實(shí)物類
各種獎(jiǎng)品、有歷史價(jià)值的證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物。
四、充分發(fā)揮檔案作用，為學(xué)校管理和教育教學(xué)服務(wù)
檔案的最終目的是利用，是為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料，或進(jìn)行咨詢服務(wù)。如學(xué)生的學(xué)籍檔案對招生、招工、分配、征兵等用人單位的外調(diào)，提供出有益的和高效率的服務(wù)，使學(xué)生走上新的工作崗位之前，用人單位就已掌握其在校的基本情況和特長，有利于做到人盡其用，各盡其才。
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